ניהול סיורים ומשימות: יום עבודה מסודר לסוכן נדל״ן
איך בונים יום עבודה מסודר לסוכן נדל״ן: תיאום סיורים, תזכורות, משוב אחרי סיור ומשימות המשך, כך שאף לקוח לא נשכח באמצע הדרך.
הסיור הוא הרגע שבו עסקה מתחילה להיות אמיתית. ובכל זאת, ברוב המשרדים הוא מתואם בהודעת וואטסאפ, נרשם ביומן הפרטי של הסוכן, ונגמר בלי שום תיעוד. הקונה אמר משהו חשוב בסלון, הסוכן הנהן, ושבוע אחר כך אף אחד לא זוכר מה זה היה.
אותו דבר קורה עם משימות. "אחזור אליך מחר עם התשובה" הוא משפט שכל סוכן אומר כמה פעמים ביום. השאלה היא כמה מהמחרים האלה באמת מתקיימים. המאמר הזה עוסק בסדר יום פשוט שמחזיק את שני הדברים: סיורים ומשימות.
סיור הוא תהליך, לא פגישה
כשמתייחסים לסיור כאל פגישה ביומן, הוא מתחיל בשעה שנקבעה ונגמר כשסוגרים את הדלת. בפועל יש לו שלושה חלקים, וכל אחד מהם יכול להיפגם.
נניח שסוכן קבע סיור לשש בערב. הקונה אישר, אבל אף אחד לא וידא עם הבעלים, והם יצאו לחתונה. הקונה מחכה מול דלת סגורה, והסוכן מתנצל בטלפון. מקרה כזה לא קורה בגלל חוסר מקצועיות, אלא בגלל שאין רשימה קבועה של מה בודקים לפני.
לפני הסיור
- אישור שעה עם הקונה ועם בעל הנכס (או מי שמחזיק את המפתח) ביום הסיור.
- מבט חוזר בדרישות של הקונה: תקציב, חדרים, מה חשוב לו. כך הסוכן יודע מה להדגיש.
- אם יש כמה סיורים ברצף, סדר שמתאים למסלול הנסיעה ולא רק לשעות.
במהלך הסיור
- להקשיב יותר מלדבר. התגובות הראשונות של הקונה הן המידע הכי שווה ביום.
- לשים לב למה שהוא בודק פעמיים: המטבח, החניה, הרעש מהרחוב.
אחרי הסיור
- לרשום משוב תוך שעה, כל עוד הוא טרי.
- לקבוע את הצעד הבא עם תאריך: שיחה, סיור נוסף, שליחת נכס אחר.
- לעדכן את בעל הנכס.
משוב אחרי סיור: מה לשאול ואיפה לרשום
משוב טוב לא צריך להיות ארוך. שלוש או ארבע שורות מספיקות, אם הן עונות על השאלות הנכונות:
- מה הקונה אהב בנכס?
- מה הפריע לו, ואם זה דבר שאפשר לשנות (מחיר, מועד כניסה) או לא (קומה, כיוון)?
- האם המחיר נראה לו סביר ביחס למה שראה?
- מה הצעד הבא, ומתי?
כך יכול להיראות משוב טוב, בכמה שורות:
אהבו את האור בסלון ואת החניה. המטבח קטן להם, אבל אמרו שזה לא שובר עסקה. המחיר נראה להם גבוה בכמה עשרות אלפים ביחס לדירה שראו ברחוב המקביל. רוצים לחזור עם ההורים ביום חמישי. צעד הבא: לתאם סיור שני ולהתקשר ביום רביעי לאישור.
אין כאן שום דבר מסובך, אבל כל מי שיקרא את זה בעוד שבוע יבין בדיוק איפה עומד הקונה הזה.
המשוב הזה שימושי לשלושה אנשים. לסוכן, כדי לדעת מה להציע לקונה אחר כך. למנהל, כדי לראות איפה נכס נתקע. ולבעל הנכס, שרוצה לדעת למה הדירה שלו עוד לא נמכרה. כשאותה הערה חוזרת אחרי כמה סיורים, למשל "המחיר גבוה ביחס לדירות דומות", יש לכם בסיס לשיחה עניינית איתו. על זה בדיוק כתבנו במאמר דוח לבעל הנכס.
הדבר החשוב הוא שהמשוב יירשם על הפנייה או על הנכס במערכת המשרדית, ולא בהודעה לעצמכם או על פתק ברכב.
משימות ותזכורות: כלל אחד לכל פנייה
הכלל הכי פשוט שעובד: לכל פנייה פתוחה יש משימה הבאה עם תאריך. לא "לחזור אליו מתישהו", אלא "להתקשר ביום שלישי ולשאול אם דיבר עם הבנק".
כמה דוגמאות למשימות טובות:
- לשלוח לקונה שני נכסים ברחוב סמוך, עד מחר בצהריים.
- להתקשר לבעלים ולבדוק אם הנכס עדיין פנוי, ביום ראשון.
- לחזור לקונה אחרי שבוע, כשאמר שהוא מחכה לתשובה מהעבודה.
פנייה בלי משימה היא פנייה שתישכח. ופנייה עם משימה שהתאריך שלה עבר היא סימן אזהרה שמישהו צריך לראות.
מה עושים כשמשימה מתעכבת? לא מוחקים ולא מתעלמים. מעדכנים: מתקשרים, רושמים מה קרה, וקובעים תאריך חדש. אם הלקוח כבר לא רלוונטי, סוגרים את הפנייה עם סיבה ("קנה דרך משרד אחר", "דחה את החיפוש בחצי שנה"). גם סגירה מסודרת היא מידע. לקוח שדחה בחצי שנה הוא משימה עתידית, לא לקוח אבוד.
ועוד הרגל קטן: כשסוכן יוצא לחופש או מחלה, המשימות והסיורים שלו צריכים להיות גלויים למי שמחליף אותו. אם הכל ביומן הפרטי, המחליף מתחיל מאפס.
איך נראה יום מסודר
אין צורך בשיטה מסובכת. שלושה הרגלים קבועים מחזיקים יום עבודה של סוכן:
| מתי | מה עושים | כמה זמן |
|---|---|---|
| בבוקר | עוברים על המשימות והסיורים של היום, מאשרים שעות | כעשר דקות |
| בין סיורים | רושמים משוב, מעדכנים סטטוס, קובעים צעד הבא | דקה או שתיים לכל סיור |
| בסוף היום | בודקים מה לא נסגר ומעבירים למחר עם תאריך | כחמש דקות |
כשהכל נמצא בטלפון, אין צורך לחזור למשרד כדי לעשות את זה. איך נראה כלי טוב לשטח פירטנו במאמר מה סוכן צריך בטלפון. והמנהל? הוא לא צריך להתקשר לכל סוכן כדי לדעת מה קרה. מספיק שהוא רואה סיורים, משימות שעבר זמנן ופניות חדשות במקום אחד, כמו שתיארנו במאמר איך מנהל משרד יודע מה קורה.
איך זה עובד ב־Curated Living
ב־Curated Living לכל סוכן יש משימות וסיורים משלו, ומשימות שעבר מועדן מסומנות ״באיחור״. כל פנייה שמגיעה מהאתר נכנסת למערכת ומנותבת לסוכן של הנכס. אחרי סיור הסוכן רושם משוב ישירות מהטלפון, והמשוב נשמר בהיסטוריה של הפנייה ושל הנכס.
המנהל רואה בלוח הבקרה את הסיורים הקרובים, את המשימות הפתוחות ואת הפניות שעבר זמנן. משוב מסיורים יכול להופיע גם בדוח לבעל הנכס, בלי שמות או טלפונים של הקונים.
רוצים לראות איך מסודר שם יום של סוכן? בקרו באתר ההדגמה של משרד לדוגמה, ותקבלו גישה במייל.