הזמנת תיווך דיגיטלית: חתימה מהטלפון במקום טופס מודפס

כל סוכן מכיר את הרגע: הקונה כבר בלובי, הסיור מתחיל בעוד דקה, והטופס נשאר ברכב. או שהוא נמצא בתיק, אבל מקומט, ואחד העותקים חסר. לפעמים מוותרים "רק הפעם" ומתכננים להחתים אחר כך. ואחר כך לא תמיד קורה.

הזמנת תיווך חתומה היא לא בירוקרטיה. בלעדיה עלולה להיפגע הזכות לדמי התיווך. במאמר הזה נעבור על מה שהחוק דורש באופן כללי, מה אומר הדין על חתימה אלקטרונית, ואיך נראה תהליך מסודר של חתימה מהטלפון.

מה החוק דורש מהזמנת תיווך

חוק המתווכים במקרקעין, התשנ״ו־1996, קובע שמתווך זכאי לדמי תיווך רק כשמתקיימים כמה תנאים יחד. בין היתר: היה לו רישיון תיווך בתוקף, הלקוח חתם על הזמנה בכתב לביצוע פעולות תיווך, והמתווך היה הגורם היעיל שהביא להתקשרות בעסקה.

תקנות המתווכים במקרקעין (פרטי הזמנה בכתב), התשנ״ז־1997, מפרטות מה צריך להופיע בהזמנה. לפי המידע הציבורי באתר "כל זכות", בין הפרטים:

• שמות, כתובות ומספרי זהות של המתווך ושל הלקוח.
• סוג העסקה (מכירה, קנייה, שכירות).
• תיאור הנכס.
• מחיר העסקה המבוקש, גם אם בקירוב.
• דמי התיווך, כסכום או כאחוז, וציון אם הם כוללים מע״מ.

בלעדיות היא נושא נפרד. לפי אותו מקור, בלעדיות ניתנת רק ממוכר או ממשכיר, היא מוגבלת בזמן לפי סוג הנכס והעסקה, ונדרשת לה חתימה נפרדת של הלקוח לאחר הסבר על משמעותה. אם אתם עובדים עם בלעדיות, כדאי לבדוק את הכללים המדויקים עם עורך הדין של המשרד.

האם אפשר לחתום על הזמנת תיווך בטלפון

חוק חתימה אלקטרונית, התשס״א־2001, מסדיר את מעמדה של חתימה אלקטרונית בישראל. החוק מגדיר כמה סוגים של חתימה אלקטרונית, ובהם חתימה מאובטחת וחתימה מאושרת, שיש להם דרישות טכנולוגיות ומשקל ראייתי שונה.

תיקון לחוק שפורסם ב־2018 הקל על השימוש בחתימה אלקטרונית. לפי התיקון, כשהדין דורש חתימה, חתימה אלקטרונית יכולה לעמוד בדרישה אם היא מקיימת את תכליות דרישת החתימה ברמת ודאות מספקת בנסיבות העניין. התיקון גם קבע כלל לגבי נטל ההוכחה: כשצד אחד שולט באופן החתימה, ייתכן שהוא זה שיצטרך להוכיח שהצד השני אכן חתם.

המשמעות המעשית: לא מספיק "לקבל אישור" בהודעה. כדאי שהתהליך יזהה את החותם, יציג לו את הנוסח המלא לפני החתימה, וישמור ראיות למה שנחתם, מתי ואיך. השאלה אם תהליך מסוים עומד בדרישות תלויה בנסיבות, ולכן היא שאלה לעורך דין ולא לספק תוכנה.

מה הבעיה עם הטופס המודפס

הטופס המודפס עובד, אבל יש לו חולשות מוכרות בשטח:

• הוא לא תמיד נמצא כשצריך אותו, במיוחד בסיור שנקבע ברגע האחרון.
• שדות נשארים ריקים: מספר זהות חסר, כתובת לא מלאה, נכס שנוסף בכתב יד בצד.
• העותק החתום נשאר בתיק של הסוכן ומגיע למשרד באיחור, אם בכלל.
• כשצריך אותו אחרי חודשים, מחפשים בקלסרים.

נניח שעסקה נסגרת אחרי כמה חודשים, ופתאום עולה מחלוקת על דמי התיווך. מישהו במשרד צריך למצוא את ההזמנה החתומה, לוודא שכל הפרטים מולאו, ולהבין מתי בדיוק היא נחתמה. אם היא בקלסר של סוכן שכבר עזב, זה מתחיל להיות מסובך.

זה מתחבר לשאלה רחבה יותר: מסמכים חתומים הם נכס של המשרד, ולא של סוכן מסוים. הרחבנו על כך במאמר של מי הלקוחות.

תהליך מעשי: מהתיאום ועד הסיור

היתרון הגדול של חתימה בטלפון הוא לא רק שאין נייר. הוא שאפשר להקדים אותה. כך נראה תהליך מסודר:

1. כשמתאמים סיור, הסוכן יוצר הזמנה עם פרטי הנכסים שהלקוח יראה.
2. הלקוח מקבל קישור, קורא בשקט בבית ולא בלחץ בלובי, ממלא את הפרטים שלו וחותם.
3. הסוכן רואה שההזמנה נחתמה לפני שהוא יוצא לסיור.
4. אם הלקוח לא חתם, יש זמן לברר למה. לפעמים יש שאלה על דמי התיווך שעדיף לסגור בטלפון ולא מול הדלת.
5. אם במהלך הסיור עולה נכס נוסף, יוצרים הזמנה חדשה עבורו ושולחים קישור במקום.

כך ההזמנה נחתמת לפני הביקור, עם כל הפרטים, והמשרד יודע בכל רגע אילו הזמנות נחתמו ואילו עדיין ממתינות.

מה חשוב שיישמר אחרי חתימה דיגיטלית

אם אתם בוחנים כלי לחתימה דיגיטלית על הזמנות תיווך, אלה השאלות שכדאי לשאול:

1. מה הלקוח רואה לפני החתימה? הנוסח המלא, עם פרטי הנכסים ודמי התיווך, ולא רק כפתור "אשר".
2. מה נשמר? קובץ עם הטקסט שנחתם, החתימה, מועד החתימה ופרטים טכניים שמסייעים להראות שהמסמך לא שונה אחר כך.
3. איפה זה נשמר? במערכת של המשרד, בגישה מוגבלת, ולא רק בתיבת המייל של הסוכן.
4. מי מקבל עותק? הסוכן, והלקוח אם מסר כתובת מייל.
5. מי קבע את הנוסח? נוסח ברירת מחדל של ספק הוא נקודת התחלה בלבד. המשרד צריך לאשר אותו עם עורך דין.

איך זה עובד ב־Curated Living

ב־Curated Living הסוכן יוצר הזמנת שירותי תיווך ללקוח ולנכסים הרלוונטיים, ושולח לו קישור פרטי. הלקוח קורא את ההזמנה בטלפון, ממלא מספר זהות וכתובת, וחותם באצבע. נוצר קובץ PDF עם החתימה, מועד החתימה, כתובת ה־IP וחתימת hash של הטקסט שנחתם. הקובץ נשמר באופן מאובטח, נשלח במייל לסוכן (וללקוח, אם מסר מייל), ונרשם בהיסטוריה של הפנייה במערכת.

הנוסח שמגיע עם המערכת הוא נקודת התחלה בלבד. כל משרד מאשר את הנוסח שלו עם עורך הדין שלו לפני שמשתמשים בו. את ההזמנה אפשר לשלוח גם מאפליקציית הסוכנים, ישר מהשטח.

חשוב לומר: האמור כאן הוא מידע כללי בלבד ואינו ייעוץ משפטי. את נוסח ההזמנה, את תנאי הבלעדיות ואת תהליך החתימה יש לבדוק עם עורך דין.

רוצים לראות את המערכת ממבט ראשון? השאירו פרטים לאתר ההדגמה ותקבלו גישה במייל.