איך קובעים סיור, מתזמנים משימה לפניו ומתעדים משוב אחריו

סיור הוא הרגע שבו פנייה הופכת לעסקה, או לא. במערכת כל סיור שייך לפנייה, עם מצב ברור: ממתין, מאושר, התקיים או בוטל. העיקרון פשוט: מועד מבוקש אינו אישור, וסיור נחשב מאושר רק אחרי שתיעדתם מועד בפנייה. המדריך מראה איך קובעים, איך לא שוכחים, ואיך רושמים מה קרה.

מה צריך לפני שמתחילים

• משתמש סוכן או מנהל משרד. סוכן רואה את הסיורים שלו, מנהל רואה את כולם.
• פנייה שקשורה לנכס שזמין באתר. לנכס שנמכר, הושכר או הושהה אי אפשר לאשר סיור.

איך סיור נוצר

1. מהאתר: בעמוד נכס, בלשונית ״בקשת סיור״, הגולש בוחר ״תאריך מועדף״ ו״טווח שעות״ (בוקר, צהריים או ערב). נוצרת פנייה מסוג ״בקשת סיור״ עם סיור במצב ״ממתין לאישור״, משויכת לסוכן של הנכס.
2. מרשימת המועדפים באתר גולש יכול לבקש סיור בכמה נכסים באותו יום. לכל נכס נוצר סיור נפרד באותה פנייה.
3. ידנית: בפנייה שקשורה לנכס זמין, בכרטיס ״סיורים״, לוחצים ״+ סיור לנכס הזה״. מופיעה ההודעה ״נוסף סיור. תעדו מועד כשתואם.״

מאשרים מועד

1. אחרי שתיאמתם עם הלקוח, פותחים את הפנייה. בכרטיס ״סיורים״ רואים את המועד המבוקש.
2. ברשימת המצבים בוחרים ״מאושר״ וממלאים תאריך ושעה בשדה המועד. אם הצעתם ללקוח מועד אחר, בוחרים ״הוצעה חלופה״ עם המועד שהצעתם.
3. לוחצים ״עדכון סיור״. מופיעה ההודעה ״הסיור עודכן.״ והמועד נרשם בציר הפעילות של הפנייה.
4. אם לסוכן יש כבר סיור מאושר בטווח של שעה, ההודעה מוסיפה ״שימו לב: לסוכן יש סיור מאושר נוסף בטווח של שעה.״

תזכורת לפני הסיור

המערכת לא שולחת הודעות ללקוח. התזכורת היא שלכם, דרך משימה עם מועד:

1. באותה פנייה, בכרטיס ״משימות״, כותבים ״משימה חדשה״, למשל: לאשר הגעה עם הלקוח בבוקר הסיור.
2. בוחרים מועד ולוחצים ״הוספת משימה״.
3. המשימה מופיעה בלוח הבקרה תחת ״משימות״. אם המועד עבר והיא לא סומנה ״בוצע״, היא נספרת ב״משימות באיחור״.
4. בלוח הבקרה מופיע גם הכרטיס ״סיורים קרובים״, ובסביבת הסוכן בטלפון הקישור ״סיורים״ מציג מונה של הסיורים הפתוחים.

אחרי הסיור: מצב ומשוב

1. פותחים את הפנייה, ובכרטיס ״סיורים״ בוחרים ״התקיים״.
2. בשדה ״סיבה או משוב״ כותבים בקצרה מה הלקוח אמר, למשל: אהבו את המרפסת, חוששים מהקומה.
3. לוחצים ״עדכון סיור״. המשוב נשמר עם הסיור ונרשם בציר הפעילות.
4. אם הלקוח לא הגיע, בוחרים ״לא הגיע״. אם הסיור בוטל, בוחרים ״בוטל״ וכותבים סיבה. ביטול בלי סיבה נחסם עם ההודעה ״ביטול מחייב סיבה״.

איפה רואים את כל הסיורים

1. בתפריט הניהול, תחת ״משרד״, נכנסים ל״סיורים״.
2. הלשונית ״קרובים וממתינים״ מציגה סיורים שעוד לא התקיימו, ו״הסתיימו״ את מה שכבר עבר. לחיצה על המועד פותחת את הפנייה.
3. נכס שכבר לא זמין מסומן בתווית ״לא זמין״ ליד הסיור.

טיפים

• כשמצב נכס משתנה ל״בהשהיה״, ״נמכר״, ״הושכר״ או ״ארכיון״, הסיורים הפתוחים שלו לא מבוטלים אוטומטית. הפנייה מסומנת ״דחוף״ ובציר נרשם שיש לבטל או להציע חלופה.
• משוב מסיורים שהתקיימו מופיע בדוח לבעל הנכס, בלי פרטים של המתעניינים. משוב ענייני עוזר בשיחה על המחיר.
• אשרו רק מועד שבאמת תואם עם הלקוח. ״ממתין לאישור״ הוא בקשה, לא פגישה ביומן.

איך משתמשים במשוב מול בעל הנכס מוסבר במדריך שליחת דוח לבעל הנכס, ועל יום עבודה מסודר יש עוד במאמר ניהול סיורים ומשימות. אפשר לנסות לבקש סיור ולאשר אותו באתר ההדגמה.