איך מייבאים נכסים מקובץ אקסל: מיפוי עמודות, בדיקה וייבוא

יש לכם רשימת נכסים באקסל, או קובץ שייצאתם ממערכת קודמת? במקום להקליד כל נכס מחדש, מייבאים את כל הקובץ. התהליך בנוי מארבעה שלבים: העלאת קובץ, התאמת עמודות, בדיקה וייבוא. שום דבר לא נכתב לאתר לפני שלב הבדיקה ואישור שלכם. אותו מסך משמש גם לעדכון מחירים בבת אחת: מייצאים, עורכים ב־Excel ומייבאים חזרה.

מה צריך לפני שמתחילים

• משתמש עם הרשאת מנהל משרד.
• קובץ Excel בפורמט .xlsx או CSV. שורה ראשונה: כותרות העמודות, וכל שורה מתחתיה: נכס אחד, עד 3,000 נכסים.
• קובץ .xls ישן לא נתמך. שומרים אותו ב־Excel כ־.xlsx או כ־CSV UTF-8.
• תמונות: קישורים שמתחילים ב־https, בעמודה אחת (מופרדים ב־|) או בכמה עמודות.

שלב 1: העלאת קובץ

1. בתפריט הניהול נכנסים ל־״משרד״ ובוחרים ״ייבוא וייצוא״. נפתח המסך ״ייבוא וייצוא נכסים״.
2. לא בטוחים איך לבנות את הקובץ? לוחצים ״הורדת קובץ דוגמה״ ומקבלים קובץ עם כל העמודות ושורת דוגמה.
3. בכרטיס ״ייבוא נכסים מקובץ״ בוחרים את הקובץ ולוחצים ״המשך להתאמת עמודות״.

שלב 2: התאמת עמודות

1. בטבלה מופיעה כל עמודה מהקובץ עם דוגמה מהנתונים, ולידה ״שדה באתר״. המערכת מנחשת את ההתאמה לפי שם העמודה, למשל ״כתובת״ או ״שכר דירה״.
2. עוברים על כל שורה ומתקנים לפי הצורך. עמודה שלא רוצים לייבא משאירים על ״לא לייבא״.
3. תחת ״אפשרויות״ בוחרים ״לפרסם נכסים מלאים״ או ״לייבא הכול כטיוטות״, כדי שהסוכנים יעברו ויפרסמו בעצמם.
4. מסמנים לפי הצורך ״לעדכן נכסים קיימים״, ״לדלג על כפולים״ ו״להוסיף ערים ושכונות חסרות״. ב״סוכן לנכסים בלי סוכן בקובץ״ בוחרים סוכן ברירת מחדל.
5. לוחצים ״בדיקת הקובץ״.

שלב 3: בדיקה

1. המסך מציג סיכום: ״נכסים חדשים״, ״מתוכם יפורסמו מיד״, ״עדכונים לנכסים קיימים״, ״תמונות להורדה״ ו״שורות שידולגו״.
2. תחת ״שורות שדורשות תשומת לב״ רואים כל שורה עם הפעולה הצפויה (חדש, עדכון או דילוג) והסיבה, למשל ״עיר לא מוכרת באתר״ או ״יישמר כטיוטה״ עם רשימת מה שחסר.
3. אם משהו לא נראה נכון, לוחצים ״חזרה להתאמת עמודות״ ומתקנים. בשלב הזה עדיין לא נכתב דבר.

שלב 4: ייבוא

1. לוחצים על הכפתור ״ייבוא״ שמציג את מספר הנכסים. פס התקדמות מראה את השורה הנוכחית והתמונה שיורדת.
2. אפשר לעבור ללשונית אחרת. אם הדף נסגר, פותחים אותו שוב והייבוא ממשיך מאותה נקודה.
3. בסיום מופיע ״הייבוא הסתיים״ עם הספירה: ״פורסמו״, ״נשמרו כטיוטה״, ״עודכנו״, ״דולגו״ ו״תמונות״, וטבלת ״פירוט״ עם קישור לכל נכס.

עדכון מקובץ שייצאתם

1. בכרטיס ״ייצוא נכסים״ לוחצים ״הורדת קובץ״. אפשר לסמן ״כולל טיוטות״, ואם צריך גם ״כולל פרטי בעלים והערות פנימיות״.
2. פותחים ב־Excel, משנים למשל מחירים, ושומרים בלי לגעת בעמודת ״מספר נכס״.
3. מייבאים את הקובץ כרגיל עם ״לעדכן נכסים קיימים״ מסומן. כל שורה מתאימה לנכס לפי מספר הנכס.

טיפים

• תא ריק לא מוחק מידע קיים. אם רוצים לרוקן שדה, עושים את זה בעריכת הנכס.
• עדכון שהיה משאיר נכס פעיל בלי פרטי חובה מדולג, במקום להוריד את הנכס מהאתר. תראו את זה בבדיקה.
• אם עמודות ״סוג עסקה״ ו״סוג נכס״ לא קושרו, אפשר רק לעדכן נכסים קיימים. המסך מזהיר על זה.
• קובץ עם פרטי בעלים הוא מידע אישי. שמרו אותו במקום מאובטח ואל תשלחו אותו הלאה.

לפני מעבר גדול ממערכת אחרת כדאי לקרוא גם את המאמר מעבר למערכת חדשה בלי לאבד מידע. ואפשר לנסות ייבוא עם קובץ הדוגמה באתר ההדגמה.