איך רואים התאמות בין קונים לנכסים ושולחים אותן ללקוח

נכס חדש עלה, ובמערכת כבר יש קונים שחיפשו בדיוק כזה. המערכת בודקת את זה בשבילכם: כל פנייה פתוחה עם דרישות חיפוש היא פרופיל קונה, וכל נכס שמתפרסם, משנה מחיר או חוזר לשוק נבדק מול כל הפרופילים. במדריך הזה תראו איך מגדירים דרישות לקונה, איפה ההתאמות מופיעות ואיך שולחים ללקוח את הנכס.

מה צריך לפני שמתחילים

• משתמש סוכן או מנהל משרד. סוכן רואה התאמות רק ללקוחות שלו, מנהל רואה את כולם.
• פנייה פתוחה (״חדשה״, ״בטיפול״ או ״ממתינה״) עם דרישות חיפוש. פנייה שהגיעה מטופס החיפוש באתר כבר כוללת אותן.
• מספר טלפון בכרטיס הלקוח, אם רוצים לשלוח לו בוואטסאפ.

שלב 1: הגדרת דרישות חיפוש לקונה

קונה שהתקשר בטלפון עדיין לא מסר דרישות במערכת. מוסיפים אותן בעמוד הפנייה:

1. בתפריט ״משרד״ נכנסים ל״פניות״ ופותחים את הפנייה של הקונה.
2. בצד המסך מוצאים את הכרטיס ״דרישות חיפוש (להתאמה אוטומטית)״.
3. בוחרים ״קנייה״ או ״שכירות״, ומסמנים ״אזורים״ (עיר שלמה או שכונות) ו״סוג נכס״.
4. ממלאים ״מחיר מ־״ ו״מחיר עד״, ולפי הצורך ״חדרים מ־״, ״מ״ר מ־״ ו״קומה מ־״.
5. תחת ״חובה״ מסמנים רק את מה שהקונה באמת לא יוותר עליו. למשקיע מסמנים ״להשקעה״.
6. לוחצים ״שמירה והתאמה״. המערכת בודקת מיד את כל הנכסים הפעילים, ומופיעה הודעה כמו ״נשמר. נמצאו 3 נכסים חדשים שמתאימים.״

הנכסים שנמצאו מופיעים באותו עמוד, בכרטיס ״נכסים שמתאימים ללקוח״, ולידם הכפתורים ״שליחה בוואטסאפ״ ו״לא רלוונטי״.

שלב 2: לקוחות שמתאימים לנכס, מהטלפון

1. במסך הראשי של אפליקציית הסוכנים מופיעה המשבצת ״התאמות לשליחה״. אפשר גם לפתוח את תפריט ״עוד״ ולבחור ״התאמות ללקוחות״.
2. במסך ״לקוחות שמחכים לנכסים שלך״ מופיעים הנכסים שיש להם התאמות חדשות, ולצד כל נכס מספר הלקוחות.
3. לוחצים על נכס ומגיעים למסך ״לקוחות שמתאימים לנכס״. לכל לקוח יש כרטיס עם השם, מה הוא מחפש, וסימון לכל דרישה: וי למה שמתאים, איקס למה שלא, וסימן שאלה כשחסר בנכס מידע.
4. לוחצים ״שליחה בוואטסאפ״. נפתחת שיחה עם הלקוח והודעה מוכנה עם שם הנכס, הנתונים והקישור. אתם קוראים ושולחים בעצמכם. ההתאמה מסומנת ״נשלח״ ונרשמת בכרטיס הלקוח.
5. נכס שלא מתאים ללקוח מסמנים ״לא רלוונטי״. טעיתם? ״החזרה לרשימה״ מחזיר אותו.
6. כדי לבדוק שוב את הנכס מול כל הלקוחות, לוחצים ״בדיקה מחדש״.

גם ברשימת ״הנכסים שלי״ יופיע ליד נכס כפתור כמו ״3 לקוחות מתאימים״, שמוביל לאותו מסך. מכרטיס הלקוח במסך ההתאמות אפשר לעבור גם ל״הזמנת תיווך״ או ״לכרטיס הלקוח״.

מה זו התאמה קרובה

נכס שעומד בכל הדרישות מסומן ״התאמה מלאה״. נכס שמפספס דרישה מספרית אחת בפער קטן מסומן ״קרובה״, והסיבה כתובה לידו:

• מחיר: עד 10% מעל התקציב, למשל ״המחיר גבוה ב־6% מהתקציב״, או מעט מתחת לטווח שביקשו.
• חדרים: חצי חדר פחות, למשל ״3.5 חדרים במקום 4״.
• שטח: עד 10% פחות מהמ״ר שביקשו.
• קומה: קומה אחת מתחת למה שביקשו.

התאמה קרובה שווה שיחה: תקציב עגול הוא לרוב גמיש בכמה אחוזים, וחצי חדר פחות לא תמיד משנה לקונה. אם מחיר הנכס יורד, התאמה קרובה שעוד לא טופלה הופכת למלאה לבד.

טיפים

• אין צורך לחפש ידנית. כשנכס מתפרסם או כשנכנסת פנייה עם דרישות, הסוכן של הלקוח מקבל מייל עם ההתאמות.
• לקוח שפנה על נכס מסוים לא יופיע כהתאמה לאותו נכס. הוא כבר מכיר אותו.
• כשהנכס מתאים גם ללקוחות של סוכנים אחרים, תופיע הודעה כמו ״2 לקוחות של סוכנים אחרים מתאימים לנכס. הסוכנים שלהם קיבלו הודעה.״ הפרטים שלהם נשארים אצלם.
• פנייה שנסגרה יוצאת מההתאמות. קונה שחזר לחפש? החזירו את הפנייה לסטטוס פתוח.
• הכפתור ״שליחה בוואטסאפ״ מופיע רק כשיש טלפון בכרטיס הלקוח.

למה זה חשוב למשרד, תמצאו במאמר על התאמת נכסים ללקוחות, ואיך מטפלים בפנייה מהרגע שהיא נכנסת, במדריך לטיפול בפנייה חדשה. את מסך ההתאמות אפשר לנסות באתר ההדגמה.