איך שולחים הזמנת שירותי תיווך לחתימה מהטלפון

לפני סיור, הלקוח צריך לחתום על הזמנת שירותי תיווך. במקום טופס מודפס ועט בכניסה לבניין, אתם יוצרים את ההזמנה בטלפון ושולחים ללקוח קישור. הוא קורא, ממלא פרטים וחותם באצבע, והעותק החתום נשמר במשרד ומגיע אליכם במייל.

מה צריך לפני שמתחילים

• מנהל המשרד עובר פעם אחת על הנוסח: בתפריט ״משרד״, ״הזמנת תיווך״. שם יש ״נוסח״ (כותרת, פתיח וסעיפים), ״ברירות מחדל״ לדמי תיווך במכירה ובהשכרה ולתוקף בחודשים, ו״מספרי רישיון תיווך״ לכל סוכן.
• הנוסח שמגיע עם המערכת הוא נקודת התחלה בלבד. חוק המתווכים במקרקעין, התשנ״ו־1996, מתנה את הזכות לדמי תיווך בהזמנה בכתב חתומה בידי הלקוח, ותקנות מכוחו קובעות אילו פרטים יופיעו בה. זה מידע כללי: את הנוסח של המשרד בודקים עם עורך דין.
• שם הלקוח, טלפון נייד, והנכסים שהוא עומד לראות. הנכסים צריכים להיות מפורסמים באתר.

שלב 1: יצירת ההזמנה

1. באפליקציית הסוכנים פותחים את תפריט ״עוד״, בוחרים ״הזמנות תיווך״ ולוחצים ״הזמנה חדשה״.
2. בחלק ״הלקוח״ ממלאים ״שם מלא״ ו״טלפון נייד״. לטלפון הזה יישלח הקישור. ״דוא״ל לקבלת העתק חתום״ הוא רשות.
3. בחלק ״נכסים״ מחפשים לפי מספר, רחוב או כותרת, ומסמנים נכס אחד או יותר. אפשר לבחור גם נכסים של סוכנים אחרים במשרד.
4. בחלק ״דמי תיווך״ השדה כבר מלא בברירת המחדל של המשרד, לפי סוג העסקה. משנים אם סיכמתם אחרת. מה שכתוב כאן יופיע בהזמנה כפי שהוא.
5. לוחצים ״יצירת הזמנה לחתימה״. מופיע המסך ״ההזמנה מוכנה לחתימה״.

לאותו טופס מגיעים גם מכרטיס התאמה (הכפתור ״הזמנת תיווך״), או מעמוד הפנייה במערכת, בכרטיס ״הזמנות שירותי תיווך״, עם הכפתור ״הזמנה חדשה לחתימה״. כשמתחילים מפנייה, השם, הטלפון והדוא״ל נלקחים מכרטיס הפנייה, וההזמנה נרשמת בהיסטוריה שלה.

שלב 2: שליחה ללקוח

1. לוחצים ״שליחה בוואטסאפ״. נפתחת שיחה עם הלקוח והודעה מוכנה עם הקישור. שולחים.
2. לקוח שמעדיף ערוץ אחר? לוחצים ״העתקת קישור״ ומדביקים איפה שנוח.

שלב 3: מה הלקוח רואה

הלקוח פותח את הקישור וקורא את ההזמנה עם טבלת הנכסים. מתחתיה יש ״פרטים וחתימה״: ״שם מלא״, ״מספר תעודת זהות״, ״כתובת מגורים״ ודוא״ל לקבלת העתק (רשות). הוא חותם באצבע בתיבת ״חתימה״, מסמן שקרא את ההזמנה ושהפרטים נכונים, ולוחץ ״חתימה ושליחה״.

מספר תעודת הזהות נבדק כולל ספרת הביקורת, ובלי חתימה אי אפשר לשלוח. אחרי החתימה הלקוח רואה ״ההזמנה נחתמה״ וכפתור ״הורדת העותק החתום (PDF)״.

שלב 4: איפה רואים את המסמך החתום

• במייל: אתם מקבלים הודעה ״נחתמה הזמנת תיווך״ עם שם הלקוח וה־PDF מצורף. לקוח שמסר דוא״ל מקבל גם הוא העתק.
• באפליקציה: ב״הזמנות תיווך״ כל הזמנה מסומנת ״ממתינה לחתימה״, ״נחתמה״ או ״בוטלה״. ליד הזמנה חתומה יש ״PDF חתום״, וליד הזמנה שעוד לא נחתמה רואים אם ומתי הלקוח פתח אותה.
• במערכת: בעמוד הפנייה, בכרטיס ״הזמנות שירותי תיווך״, יש קישור ל״PDF חתום״. החתימה נרשמת גם בהיסטוריית הפנייה.

ה־PDF כולל את הנוסח, הנכסים, פרטי הלקוח והחתימה, ובתחתיתו את זמן החתימה, כתובת ה־IP וטביעת אצבע של המסמך. הקובץ נשמר באזור פרטי של המשרד, שאינו נגיש מהאתר.

טיפים

• שלחו את ההזמנה כשקובעים את הסיור, לא בדלת. ללקוח יש זמן לקרוא בשקט, ואתם מגיעים לסיור עם מסמך חתום.
• נשלחה הזמנה עם פרט שגוי? לוחצים ״ביטול״ ליד ההזמנה ומאשרים ״ביטול ההזמנה״. הקישור שנשלח מפסיק לעבוד, ויוצרים הזמנה חדשה. הזמנה שנחתמה אי אפשר לבטל.
• קו ריק במקום מספר רישיון במסמך אומר שהמנהל עוד לא הזין רישיון לסוכן במסך ״הזמנת תיווך״.
• סוכן רואה את ההזמנות שלו, ומנהל המשרד רואה את כל הזמנות המשרד.

על היתרונות והשאלות שכדאי לבדוק, קראו את המאמר על הזמנת תיווך דיגיטלית, וכדי להגיע להזמנה ישר מקונה שמתאים לנכס, את המדריך להתאמות. את התהליך כולו, כולל מסך החתימה, אפשר לנסות באתר ההדגמה.