איך מוסיפים סוכן, מגדירים הרשאות ועוקבים בלוח הבקרה

סוכן חדש מצטרף, סוכן ותיק עוזב, ואתם רוצים לדעת מה קורה במשרד בלי להרים עשרה טלפונים. המדריך מראה איך מוסיפים סוכן עם כניסה משלו, מה כל הרשאה רואה, איך משביתים סוכן ומעבירים את העבודה שלו, ואיפה המנהל רואה את התמונה המלאה.

מה צריך לפני שמתחילים

• משתמש בהרשאת מנהל משרד. סוכן לא רואה את המסכים האלה.
• שם מלא, דוא״ל וטלפון נייד של הסוכן החדש, ותמונה ריבועית אם יש.

שלב 1: הוספת סוכן

1. בתפריט ״משרד״ נכנסים ל״אשף הקמה״ ובוחרים בשלב ״סוכנים״.
2. תחת ״הוספת סוכן״ ממלאים ״שם מלא״ ו״דוא״ל״, שהם שדות חובה. הדוא״ל משמש גם לכניסה למערכת.
3. ממלאים ״טלפון נייד״, שמופיע בעמודי הנכסים ובוואטסאפ, ולפי הצורך ״שם באנגלית״, ״תפקיד״, ״התמחות״ ותמונה.
4. בשדה ״הרשאות״ בוחרים ״סוכן״ או ״מנהל משרד״.
5. משאירים מסומן ״לשלוח לסוכן מייל לבחירת סיסמה״.
6. לוחצים ״הוספת הסוכן״. מופיעה הודעה שהסוכן נוסף ושנשלח לו מייל לבחירת סיסמה, והוא מופיע ברשימה.

המערכת יוצרת בבת אחת משתמש לכניסה וכרטיס סוכן לאתר. אם כבר יש סוכן עם אותו דוא״ל, תופיע ההודעה ״כבר קיים סוכן עם הדוא״ל הזה״.

מה כל הרשאה רואה

שלב 2: סוכן שעוזב

1. בתפריט ״משרד״ נכנסים ל״סוכנים ושיוכים״. בטבלה רואים לכל סוכן ״מצב״, ״נכסים פעילים״ ו״פניות פתוחות״.
2. ליד הסוכן לוחצים ״השבתה והעברה״. המערכת מציגה כמה נכסים פעילים ופניות פתוחות צריך להעביר.
3. בשדה ״להעביר אל״ בוחרים סוכן אחר, או את תור המשרד. בתור המשרד, הנכסים הפעילים עוברים להשהיה.
4. מסמנים ״אני מאשר/ת את ההעברה וההשבתה״ ולוחצים ״העברה והשבתה״.

הנכסים, הפניות והסיורים שלהן עוברים למי שבחרתם, וההעברה נרשמת בהיסטוריה של כל פנייה. הכניסה של הסוכן נחסמת מיד, גם אם היה מחובר. סוכן שחוזר מפעילים שוב ב״הפעלה מחדש״ באותה טבלה.

שלב 3: לוח הבקרה

בתפריט ״משרד״, ״לוח בקרה״. מנהל רואה ״מצב העבודה במשרד״, וסוכן רואה ״העבודה שלך להיום״. בראש המסך מספרים, וכל אחד מהם הוא קישור לרשימה עצמה:

• ״פניות חדשות״, ולמנהל גם ״בתור המשרד״: פניות שעוד לא שויכו לסוכן.
• ״משימות באיחור״ ו״סיורים קרובים״.
• ״נכסים פעילים״, ״טיוטות״ ו״דורשים אימות זמינות״.

מספר שדורש תשומת לב מודגש. מתחת מופיעות ״פניות פתוחות״, ״סיורים קרובים״ ו״משימות״. מהטלפון מגיעים לאותו לוח דרך תפריט ״עוד״ באפליקציית הסוכנים, ״לוח בקרה משרדי״.

שלב 4: דוחות

1. בתפריט ״משרד״ נכנסים ל״דוחות״.
2. בוחרים ״מתאריך״ ו״עד״ ולוחצים ״הצגה״.
3. בשורה העליונה: ״פניות בתקופה״, ״פניות ללא טיפול (כעת)״, ״זמן תגובה ממוצע״ ו״משימות באיחור (כעת)״.
4. מתחת: ״פניות לפי סוכן״, עם פניות שנסגרו בהצלחה וזמן תגובה לכל סוכן, ״מלאי לפי מצב וסוכן״, פילוח לפי מקור, סוג ומצב, ו״סיורים ותוצאות״.
5. ״יצוא CSV״ מוריד את הדוח לקובץ שנפתח באקסל.

טיפים

• זמן התגובה נמדד עד פעולת טיפול שסוכן תיעד, לא עד התראה אוטומטית. סוכן שמתקשר ללקוח ולא רושם זאת ייראה איטי בדוח.
• מנהל משרד יכול ליצור משתמשים בהרשאת סוכן או מנהל משרד בלבד, לא הרשאות טכניות של האתר.
• אל תמחקו סוכן שעוזב, השביתו אותו. כך הלקוחות וההיסטוריה נשארים במשרד, והשבתה נרשמת ב״יומן פעילות״.

איך משתמשים במספרים האלה בשגרה, תמצאו במאמר על ניהול משרד בלי להתקשר לכל סוכן. ואם המשרד רק מתחיל, עברו קודם על המדריך לאשף ההקמה. את לוח הבקרה והדוחות אפשר לראות באתר ההדגמה.