כמה עולה אתר ומערכת למשרד תיווך, ומה לבדוק לפני שמשלמים

ביקשתם שתי הצעות מחיר לאתר ולמערכת, וקיבלתם שני מסמכים שאי אפשר להשוות. אחד מציג סכום חד־פעמי גבוה, השני מחיר חודשי נמוך עם כוכביות. באחד האחסון כלול, בשני לא ברור. ואף אחד מהם לא אומר מה קורה אם תרצו לעזוב.

המאמר הזה לא ינסה לשכנע אתכם שמחיר מסוים הוא נכון. הוא יעזור לכם לפרק כל הצעה למרכיבים שלה, לשאול את השאלות הנכונות, ולהשוות תפוחים לתפוחים. בסוף נציג גם את המחירים שלנו, בלי כוכביות.

ממה מורכב המחיר

לא כל ספק מציג את הרכיבים באותו אופן. יש מי שמגלם הכול במחיר חודשי אחד, ויש מי שמפצל כל רכיב לשורה נפרדת. שתי הגישות לגיטימיות, כל עוד ברור לכם מה מקבלים.

כמעט כל הצעה לאתר ומערכת למשרד תיווך מורכבת מאותם רכיבים. ההבדל הוא מה כלול, מה בתוספת, ומה לא מוזכר בכלל:

• הקמה ועיצוב: בניית האתר, התאמה למיתוג של המשרד, הגדרת המערכת.
• אחסון ואבטחה: שרת, תעודת SSL, גיבויים. בלי אלה האתר לא עובד, או עובד בלי הגנה.
• עדכונים ותחזוקה: עדכוני תוכנה ואבטחה, תיקון תקלות.
• תמיכה: למי פונים כשמשהו לא עובד, באיזה ערוץ, ותוך כמה זמן עונים.
• הדרכה: מערכת שהסוכנים לא יודעים להשתמש בה תישאר ריקה.
• העברת נתונים: ייבוא הנכסים הקיימים מאקסל או ממערכת קודמת.
• תמחור לפי היקף: האם המחיר משתנה לפי מספר הסוכנים, הנכסים או המשתמשים.

כשמשווים הצעות, חשבו עלות לשנה או לשלוש שנים, ולא רק את התשלום הראשון. הצעה עם הקמה זולה ומנוי יקר יכולה לעלות יותר לאורך זמן, וגם ההפך. רשמו כל רכיב בשורה נפרדת, וסמנו ליד כל אחד אם הוא כלול או בתוספת.

עלויות שלא מופיעות בהצעת המחיר

חלק מהעלות האמיתית לא מופיע באף מסמך. היא מתגלה אחרי כמה חודשים:

• כלים נפרדים: אתר אצל ספק אחד, ניהול לקוחות בכלי אחר, עיצוב עלונים אצל מעצב. כל אחד מהם בנפרד נראה זול, ויחד הם מצטברים.
• זמן של סוכנים: העתקת פניות מהמייל, עדכון נכס בשלושה מקומות, חיפוש קובץ בוואטסאפ. זה זמן שלא הולך לעסקאות.
• שינויים קטנים בתשלום: אם כל שינוי בטקסט או החלפת תמונה בדף הבית דורשים פנייה לספק, בדקו כמה זה עולה.
• פניות שהולכות לאיבוד: אתר שמביא פניות בלי מערכת שמטפלת בהן, מבזבז חלק מהתקציב שהושקע בו.
• עלות מעבר עתידית: אם תרצו לעבור בעתיד, מישהו יצטרך להוציא את הנתונים ולהכניס אותם למערכת אחרת. כדאי לדעת מראש כמה זה ידרוש.

נניח שלמשרד יש אתר זול מאוד, אבל כל פנייה ממנו מגיעה למייל כללי. אם פעם בחודש פנייה כזאת נשכחת, ואחת מהן הייתה יכולה להפוך לעסקה, העלות האמיתית של האתר הזול גבוהה בהרבה ממה שכתוב בחשבונית. על ההבדל בין כלים נפרדים למערכת אחת כתבנו בהשוואה בין אקסל, וואטסאפ ומערכת ייעודית.

נעילה אצל ספק: השאלה שכדאי לשאול ראשונה

המחיר החודשי חשוב, אבל חשוב לא פחות כמה קשה יהיה לעזוב. משרד שלא יכול להוציא את הנתונים שלו בקלות, ימשיך לשלם גם כשהוא לא מרוצה. לפני שחותמים, בדקו:

1. אורך ההתחייבות: לכמה זמן, ומה קורה אחריה.
2. תנאי יציאה: כמה זמן מראש צריך להודיע, והאם יש קנס.
3. ייצוא נתונים: האם אפשר להוציא את הנכסים והלקוחות בעצמכם, בכל רגע, לקובץ שנפתח באקסל.
4. הדומיין: על שם מי רשומה כתובת האתר. כדאי שתהיה על שם המשרד.

התחייבות לתקופה מסוימת היא לא בהכרח בעיה. ספק שמקים לכם מערכת, מגדיר סוכנים ומדריך אותם משקיע זמן בהתחלה. השאלה היא מה קורה אחרי התקופה, והאם הנתונים שלכם יוצאים איתכם. הרחבנו על כך במאמר של מי הלקוחות במשרד תיווך.

שאלות לשאול לפני שחותמים

הנה רשימה קצרה שאפשר לשלוח לכל ספק, ולהשוות את התשובות זו מול זו:

• מה בדיוק כלול במחיר החודשי, ומה עולה בנפרד?
• האם ההקמה, ההדרכה והגדרת הסוכנים כלולות?
• איך המחיר משתנה כשמצטרף סוכן נוסף?
• האם פניות מהאתר נכנסות למערכת לבד, ומנותבות לסוכן הנכון?
• האם האתר בנוי בעברית מהיסוד, ועובד טוב בטלפון?
• מי מטפל בגיבויים, בעדכונים ובאבטחה?
• איך פונים לתמיכה, ובאילו ערוצים?
• מה קורה לנתונים ולמסמכים אם מפסיקים את השירות?
• האם אפשר לראות מערכת עובדת לפני שמשלמים?

שימו לב לא רק לתשובות אלא גם לאופן שבו הן ניתנות. ספק שעונה בבירור ובכתב על מה כלול ומה לא, יענה כנראה באותה בהירות גם כשתהיה בעיה.

אם אתם רוצים לדעת מה בכלל צריך להיות באתר עצמו, יש לנו רשימת בדיקה לאתר של משרד תיווך.

כמה זה עולה ב־Curated Living

Curated Living כולל אתר נכסים ממותג, CRM, התאמות בין נכסים ללקוחות, אפליקציית ווב לסוכנים והזמנת תיווך דיגיטלית, במחיר אחד:

• מנוי חודשי: החל מ־499 ₪ לחודש למשרד של עד 3 סוכנים. המחיר עולה בהדרגה לפי מספר הסוכנים.
• דמי הקמה: 299 ₪, חד־פעמי. ההקמה, הגדרת הסוכנים וההדרכה כלולות.
• כלול במנוי: אחסון, גיבויים, עדכונים, SSL, ותמיכה במייל ובוואטסאפ.
• התחייבות: 12 חודשים, ואחר כך מחודש לחודש עם הודעה של 30 יום מראש.
• עיצוב מותאם אישית (אופציונלי): דף בית ב־4,500 ₪, אתר מלא ב־8,000 ₪.
• מעבר מורכב ממערכת אחרת: 900 ₪, חד־פעמי.
• רישיון קבוע: אפשרות להתקנה על שרת של המשרד.

הנתונים שלכם ואפשר לייצא אותם בכל רגע. הצעת מחיר מדויקת נותנים אחרי שיחה קצרה, כדי להבין כמה סוכנים יש ומה אתם צריכים. כדי להשוות אותה להצעות אחרות, השתמשו באותה רשימת רכיבים מתחילת המאמר: מה כלול, מה בתוספת, כמה עולה סוכן נוסף, ומה תנאי היציאה.

לפני שמדברים על מחיר, כדאי לראות מה מקבלים. היכנסו לאתר ההדגמה, החליפו צבעים, גופנים ולוגו, וראו איך האתר נראה במיתוג של המשרד שלכם.